OGÓLNE WARUNKI SPRZEDAŻY
I UŻYWANIA KART FLOTOWYCH SIECI AXAN RETAIL SP. Z O. O. Sp. K.
z dnia 1 sierpnia 2018 r.

I. Zakres obowiązywania

Niniejsze Warunki obowiązują w zakresie realizacji Transakcji Bezgotówkowych przy użyciu Kart Flotowych AXAN. Ideą systemu Kart Flotowych jest używanie przez Flotę Kart Flotowych AXAN do obsługi samochodów lub kierowców Floty przez Operatorów bez użycia gotówki (Transakcje Bezgotówkowe) z odroczonym terminem płatności, które są rejestrowane w systemie elektronicznym Operatora i rozliczane przez AXAN po zakończeniu przyjętego przez Strony Umowy okresu rozliczeniowego obsługi Floty.

II. Definicje

Przez użyte w niniejszych Warunkach słowa i wyrażenia należy rozumieć:

1. Ad Blue – wodny roztwór mocznika redukujący szkodliwe cząstki spalin, stosowany w wysokoprężnych silnikach diesla najnowszej generacji. Ad Blue jest nietoksyczny, bezwonny, bezbarwny, bezpieczny dla otoczenia i przyjazny dla środowiska.
2. PB 98 – benzyna silnikowa bezołowiowa 98, najwyżej oktanowa benzyna do silników samochodowych, dostępna w dystrybucji na całym świecie.
3. PB 95 – benzyna bezołowiowa 95 zapewnia równomierną pracę silnika oraz korzystną ekonomikę paliwową.
4. ON – olej napędowy do silników wysokoprężnych z zapłonem samoczynnym stosowanych w transporcie naziemnym.
5. LPG – paliwo o dużym stopniu czystości, wysokiej liczbie oktanowej, mniejszej emisji spalin.
6. Dni Robocze – wszystkie dni za wyjątkiem niedziel oraz innych dni ustawowo wolnych od pracy.
7. Flota – klient, z którym AXAN zawarł Umowę o wydanie i używanie Kart Flotowych.
8. Infolinia – obsługa klientów Programu Flota dostępna pod numerem telefonu 600 100 041.
9. Karty Flotowe – karty paliwowe AXAN oznaczone symbolem Flota na awersie:
   1. Karta Nowa – karta na nowy numer rejestracyjny pojazdu lub nowego użytkownika,
   2. Karta Wznowiona – karta wymieniona po upływie terminu ważności dotychczas używanej,
   3. Karta Zamienna – duplikat karty wydany w wyniku zmiany danych, zagubienia, zniszczenia lub zablokowania PIN-em.
10. Limit na Karcie Flotowej – ilość i rodzaj Produktów i Usług lub kwota wyrażona w złotych, do której Flota może dokonywać zakupów.
11. Login – nazwa stosowana do zidentyfikowania Użytkownika Portalu.
12. Obsługa Kart Flotowych – usługi AXAN na rzecz Floty: wydanie Kart, aktualizacja, wymiana.
13. Operator – podmiot prowadzący Stację Paliw AXAN w sieci stacji paliw AXAN.
14. Pakiety flotowe – standardowo zdefiniowane konfiguracje kart.
15. PIN – poufny, czterocyfrowy numer posiadacza Karty.
16. AXAN – AXAN RETAIL Sp. z o. o. Sp. k. z siedzibą ul. Słoneczna 5, Bielany-Żyłaki, 08-311 Bielany, KRS 0000748994, NIP 8231643535, REGON 142446310.
17. Pokwitowanie – dowód zastępczy Wydruku z Terminala wystawiany przez Operatora w przypadku awarii.
18. Portal – internetowy serwis informacyjny dla Flot pod adresem flotaaxan.pl.
19. Produkty – produkty wymienione w Tabeli Produktów i Usług (Załącznik nr 2).
20. Stacje Paliw AXAN – stacje paliw opatrzone znakiem towarowym AXAN.
21. Tabela Opłat – opłaty związane z wydaniem i używaniem Kart Flotowych (Załącznik nr 1).
22. Terminal – zestaw składający się z terminala, pinpada i drukarki instalowany na stacjach.
23. Transakcje Bezgotówkowe – ciągła sprzedaż Produktów lub Usług przy użyciu Kart Flotowych.
24. Umowa – umowa o wydanie i użytkowanie Kart Flotowych.
25. Wniosek – wniosek Floty do AXAN o wydanie Kart Flotowych.
26. Wydruk z Terminala – dokument potwierdzający dokonanie Transakcji Bezgotówkowej.
27. Zabezpieczenie – zabezpieczenie roszczeń AXAN ustanowione przez Flotę.

III. Informacje ogólne dla użytkowników Kart Flotowych

Karty Flotowe upoważniają Flotę do dokonywania Transakcji Bezgotówkowych na stacjach paliw sieci AXAN, z zastrzeżeniem, że Transakcje Bezgotówkowe dotyczyć będą wyłącznie Produktów i Usług w rozumieniu niniejszych Warunków.

1. Własność Kart Flotowych

Karty Flotowe stanowią własność AXAN i w przypadku, gdy pozostają nieużytkowane, powinny zostać niezwłocznie zwrócone AXAN.

2. Rodzaje Kart Flotowych

AXAN wydaje następujące rodzaje kart:

• przypisana do nazwiska kierowcy – typ TK (K – kierowca)
• przypisana do pojazdu – typ TP (P – pojazd)
• przypisana do firmy, na okaziciela – typ TF (F – firma)

3. Dane widoczne na karcie

Na każdej karcie widoczny jest numer karty, skrót nazwy klienta, typ karty oraz data ważności. Na karcie typu TK widnieje nazwisko kierowcy, na karcie typu TP widnieje numer pojazdu; karta typu TF nie zawiera dodatkowych danych.

4. Limity na Karcie Flotowej

Flota zobowiązana jest wskazać we Wniosku ilościowy lub wartościowy Limit zakupu Produktów i Usług z podziałem na każdą Kartę Flotową. Limit może zostać zmieniony tylko na wniosek Floty, co powoduje konieczność wymiany Karty.

5. Okres ważności

Każda Karta Flotowa zawiera na awersie okres ważności. Używanie Karty Flotowej po upływie tego okresu nie jest możliwe.

6. Przedłużenie ważności

W celu przedłużenia ważności, Flota zobowiązana jest złożyć poprawnie wypełniony wniosek najpóźniej w terminie 30 dni przed upływem daty ważności aktualnie posiadanych Kart. Karty zostaną wydane w terminie 14 dni roboczych.

7. Zmiana danych na Karcie Flotowej

W przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu lub danych użytkownika Flota powinna w terminie 5 Dni Roboczych zgłosić zmianę do AXAN. Flota ma obowiązek zniszczyć anulowaną Kartę przez przecięcie jej wzdłuż mikroprocesora i niezwłocznie zwrócić ją AXAN.

8. Dodatkowe dokumenty lub informacje

AXAN ma prawo uzależnić zawarcie Umowy oraz wydanie Kart od złożenia przez Flotę dodatkowych dokumentów lub informacji dotyczących sytuacji finansowej.

9. Zmiana danych identyfikacyjnych Floty

Flota ma obowiązek niezwłocznie w terminie 5 Dni Roboczych zawiadamiać AXAN o każdej zmianie danych identyfikacyjnych i adresowych.

IV. Zasady i terminy wydawania Kart Flotowych

1. Wniosek

Karty Flotowe wydawane są na podstawie Wniosku przekazanego przez Flotę na adres flota@axan.pl. Wnioski mogą być składane w formie pisemnej lub za pośrednictwem Portalu.

2. Termin złożenia Wniosku dla Karty Wznowionej

Najpóźniej w terminie do 30 dni przed upływem daty ważności aktualnie posiadanych Kart.

3. Karta Flotowa Zamienna

W przypadku zmiany danych, zagubienia, zniszczenia lub zablokowania PIN-em, AXAN wyda Kartę Zamienną na pisemny Wniosek Floty.

4. Otrzymanie Kart Flotowych

Karty Flotowe oraz kod PIN można odebrać na wybranej stacji paliw lub zostaną dostarczone na adres korespondencyjny.

5. Komplet dokumentów do wniosku

1. odpis z KRS lub potwierdzenie wpisu do CEIDG,
2. kopia decyzji o nadaniu numerów NIP i REGON,
3. w przypadku spółek cywilnych dodatkowo umowa spółki.

V. Zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialności

1. Obowiązek ochrony Karty Flotowej

• przechowywanie Karty i ochrona PIN z zachowaniem należytej staranności;
• nieprzechowywanie Karty razem z numerem PIN;
• nieudostępnianie Karty lub PIN osobom nieuprawnionym;
• niezwłoczne zgłoszenie AXAN utraty lub zniszczenia Karty;
• ochrona Karty przed zagubieniem, zniszczeniem, uszkodzeniem oraz kradzieżą.

2. Postępowanie w przypadku utraty lub zniszczenia Karty

Flota zobowiązana jest do natychmiastowego zgłoszenia telefonicznego pod numerem 600 100 041 lub e-mailem: flota@axan.pl. Przy każdym zgłoszeniu należy podać:

1. numer utraconej lub zniszczonej Karty,
2. typ Karty,
3. nazwę Floty,
4. w przypadku TP – numer rejestracyjny pojazdu, w przypadku TK – nazwisko na Karcie,
5. okoliczności utraty lub zniszczenia.

3. Odpowiedzialność Floty

Flota ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe i bezpieczne posługiwanie się Kartami Flotowymi. Odpowiedzialność obejmuje wszelkie szkody zaistniałe i ujawnione w czasie obowiązywania Umowy oraz po jej rozwiązaniu.

VI. Zasady realizacji transakcji

1. Warunki realizacji Transakcji Bezgotówkowej

• PIN musi zostać pozytywnie zweryfikowany przez Terminal;
• w przypadku karty TP – pojazd powinien znajdować się w miejscu transakcji (tankowanie tylko do baku przytwierdzonego na stałe);
• w przypadku karty TK – Transakcji może dokonać wyłącznie osoba, której dane osobowe znajdują się na Karcie;
• w przypadku TP – do systemu musi być wpisany numer rejestracyjny pojazdu.

2. Numer PIN

Numer PIN powinien być utrzymywany w tajemnicy i ujawniany tylko osobom uprawnionym. Karta zablokowana PIN-em wprowadzonym błędnie 3 razy nie pozwala na ponowne użycie — należy zamówić Kartę Zamienną. Wprowadzenie PIN jest traktowane przez AXAN na równi z podpisem własnoręcznym posiadacza karty.

3. Brak możliwości dokonania Transakcji

1. Przyczyny techniczne — Operator kontaktuje się z Infolinią 600 100 041. Po uzyskaniu zezwolenia zarejestruje transakcję wystawiając Pokwitowanie.
2. Przekroczenie Limitu — transakcja nie zostanie zaksięgowana jako bezgotówkowa; Flota pokrywa należność gotówką lub kartą płatniczą.
3. Uszkodzenie Karty — transakcja nie będzie zaksięgowana; Flota pokrywa należność według zasad ogólnych.

4. Dowody dokonania Transakcji

Każda Transakcja zostanie zarejestrowana w systemie z podaniem numeru, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionych Produktów/Usług.

5. Zastrzeżenie Karty

AXAN dokona zastrzeżenia Karty w przypadku: wniosku Floty, naruszenia postanowień Umowy (zaległości), destabilizacji finansowej Floty, przekroczenia Limitu kredytu kupieckiego, niezłożenia Zabezpieczenia.

VII. Rozliczanie Transakcji Bezgotówkowych

Faktury VAT za Transakcje Bezgotówkowe wystawiane są po zakończeniu okresu rozliczeniowego i wysyłane w terminie 7 dni od dnia sprzedaży. Flota ma obowiązek zgłosić zastrzeżenia do zestawienia w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT.

VIII. Portal

Portal to narzędzie do zarządzania flotą przez Internet. Dostęp — indywidualny Login i hasło. Wniosek należy kierować na flota@axan.pl.

IX. Reklamacje

Flota ma prawo zgłosić pisemnie reklamacje w terminie 14 dni od dnia, w którym dowiedziała się o reklamowanym działaniu. AXAN rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od daty jej wpływu.

X. Zabezpieczenie roszczeń

Flota zobowiązana jest ustanowić Zabezpieczenie w formie: weksla in blanco, poręczenia, gwarancji ubezpieczeniowej, gwarancji bankowej, blokady środków na rachunku, depozytu lub innej formie zaakceptowanej przez AXAN.

XI. Rozwiązanie Umowy

1. Odstąpienie od Umowy

Flota ma prawo odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia otrzymania pierwszej Karty, o ile nie dokonała żadnej Transakcji Bezgotówkowej.

2. Wypowiedzenie Umowy przez AXAN

AXAN może wypowiedzieć Umowę z ważnych powodów, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia (nieterminowe płatności, nieprawdziwe informacje, destabilizacja finansowa Floty, brak aktualizacji Zabezpieczenia, nieaktywność przez 3 miesiące itd.).

XII. Zmiana Ogólnych Warunków

AXAN może dokonywać zmian Warunków w trakcie obowiązywania Umowy, informując Flotę drogą pisemną. Brak wypowiedzenia Umowy w terminie 30 dni uważa się za akceptację zmian.

XIII. Klauzula nieważności

Gdyby którekolwiek z postanowień niniejszych Warunków nie miało zastosowania do Floty, pozostaje to bez wpływu na skuteczność pozostałych postanowień.

XIV. Postanowienia końcowe

1. Potrącenie — Flota upoważnia AXAN do dokonania potrącenia wierzytelności.
2. Cesja praw i obowiązków wyłącznie za pisemną zgodą drugiej Strony.
3. Prawo polskie.
4. Spory rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby AXAN.

Załącznik nr 1 — Tabela opłat